【大量メールのさばき方】仕事効率劇的改善?

コラム
エフ博士
エフ博士

こんにちはエフ博士です。

仕事をしていると大量のメールが来て処理に困ってしまう。

そんな経験はないでしょうか?

アールさん
アールさん

職種や会社の規模にもよりますが1日に来るメールの数って結構ありますよね?

1日に50通以上、100通以上来る人もいるでしょう。

フォルダ分けして管理するのにも一苦労です。

エフ博士
エフ博士

実は私も仕事を始めて最初の頃には大量のメール対応に苦労していたのですが、

あるやり方に変えたところ劇的に楽になりました。

やり方には合う合わないがあるのであくまで私の方法になりますが参考にしてみて下さい。

大量メールの処理について

仕事上大量にメールが来るという人は少なくないと思います。

中には対応に追われて仕事が追い付かないという人もいるかもしれません。

そうした場合フォルダの構成について見直してみるという手があります。

アールさん
アールさん

フォルダの構成ですか?

エフ博士
エフ博士

メールのジャンルでフォルダを分けている場合が大半だと思いますがどうでしょうか?

アールさん
アールさん

確かにそうですね。管理しやすいようにジャンルごとに分けている人が多いはずです。

恐らく多くの人はいくつもフォルダを作成して分類分けしていると思います。

私も最初はそうした方法をとっていたのですが、実際に仕事をしていると色々とデメリットがあることに気が付きました。

  • メールをフォルダに振り分けた後メール自体を放置してしまう
  • メールの依頼を対応済みか未対応か忘れてしまう
  • どのフォルダに振り分けるか悩む
  • どのフォルダに入れたか忘れる
エフ博士
エフ博士

普段あまりメールが来ない人からしてみたら上記で困ったことは無いと思いますが、日々大量に来る場合はまた違ってきます。

特にまだ処理していないメールが埋もれてしまったりして、何が何だかわからなくなってしまうこともあります。

アールさん
アールさん

どのフォルダに入れたか忘れちゃいますよね。

仕事を始めたばかりの人で大量のメール対応に面食らっている人は以下の構成にフォルダを変えてみると良いかもしれません。

①受信 ②未対応・返信必要 ③対応済み

アールさん
アールさん

三つだけなの?

少なすぎませんか?

エフ博士
エフ博士

もちろん時々に応じて一時的にフォルダを増やすこともありますが、

私はこの三つが基本構成となります。

実際にどのように使っていくか見ていきましょう。

まずメールが来たら未読の状態で①受信のフォルダに格納されます。

ここからメールの内容によってアクションが別れますが、「自分に殆ど関係ない」「一読して終わり」「その場で返信して終わり」「日程連絡等でスケジュールに転機して終わり」等の内容の場合は読んだ後①受信⇒③対応済みのフォルダに移しましょう。

アールさん
アールさん

アクションが終わった、アクションを取る必要がない場合は③対応済みフォルダにすぐに入れてしまうということですね。

ただ、中には「返信に時間を要するもの」「~までに対応お願いします」「資料の提出をお願いします」等々その場で解決できない依頼系のメールがあります。

これは①受信⇒②未対応・返信必要のフォルダに移します。

②のフォルダに入っているメールはいわゆる案件仕掛状態なわけです。

メールの対応が終わり依頼が解決したら、②未対応・返信必要⇒③対応済みのフォルダにメールを移します。

エフ博士
エフ博士

ポイントは①受信フォルダに来たメールはすぐに②or③に振り分けて、①は常に空にしておくというところですね。

アールさん
アールさん

なるほど、しかしやってることはかなりシンプルですね。

本当にこんなことで仕事の改善になるのですか?

上記の方法で本当に色々と改善されるのかと疑問に思うかもしれません。

ここでもう一度最初にあげたデメリットを見てみましょう。

  • メールをフォルダに振り分けた後メール自体を放置してしまう
  • メールの依頼を対応済みか未対応か忘れてしまう
  • どのフォルダに振り分けるか悩む
  • どのフォルダに入れたか忘れる

実はこれらのデメリットはフォルダ構成を変えた方法で運用すれば解決されます。

エフ博士
エフ博士

フォルダは三つしかありませんから、メールが来てそれをどのジャンルのフォルダに分けるのかといった迷いがなくなりますし、どのフォルダに入れたか忘れるといったことはなくなります。

アールさん
アールさん

案件未対応のものは②のフォルダにいれてありますので、まだ終わっていない仕掛案件が一目でわかるようになりますね。

まだ対処していないメールが他のメールの山に埋もれてしまうといったことを避けられます。

シンプルな構成は視覚的にもわかりやすいですし、全体的に様々な面で迷ったりメールを探したりといった余計な部分が必要なくなります。

基本的にメールソフトにはワード検索機能等がありますので、昔のメールを参照したい場合は③フォルダの中から検索すればいいだけです。

エフ博士
エフ博士

過去メールを見たい場合は基本的に検索機能で事足りるはずで、わざわざジャンルごとにフォルダ分けする必要性はあまりないはずです。

逆にどのフォルダに入れたかわからなくなってしまい探す手間がかかります。

ということでメール処理方法について実際に私が役立ち実践している方法について解説してみました。

結局殆どのことはよりシンプルにしていくことが大事だと思います。

エフ博士
エフ博士

もしも困っている人はこの方法で解決する面もあると思いますので、

ぜひ試してみて下さい。

それでは。

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